Zaktualizowano: 10.05.2026
Koszty uzyskania przychodu to wydatki poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania ich źródła. Zamkniętej listy takich wydatków nie ma — przepisy działają na zasadzie ogólnej reguły, a nie wyliczenia. W praktyce oznacza to, że niemal każdy uzasadniony wydatek firmowy może obniżyć Twój podatek.
Czego dowiesz się z artykułu:
- Kiedy wydatek można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu.
- Pełna lista wydatków które można wrzucić w koszty firmowe.
- Jak rozliczyć samochód w firmie w 2026 roku.
- Czy można wrzucić w koszty mieszkanie przy pracy z domu.
- Czego nie można zaliczyć do kosztów — lista wykluczeń.
1. Kiedy wydatek jest kosztem uzyskania przychodu?
Żeby wydatek można było zaliczyć do kosztów, musi spełniać trzy warunki jednocześnie:
- jest związany z prowadzoną działalnością — służy osiąganiu przychodów lub zabezpieczeniu ich źródła
- jest właściwie udokumentowany — faktura VAT, rachunek lub inny dowód księgowy
- nie znajduje się na liście wydatków wyłączonych — ustawa o PIT zawiera zamknięty katalog kosztów których nie można odliczyć (art. 23 ustawy o PIT)
Warto pamiętać, że to przedsiębiorca musi udowodnić związek wydatku z działalnością — w razie kontroli urząd skarbowy może zakwestionować każdy koszt, który budzi wątpliwości.
2. Co można wrzucić w koszty — lista wydatków
Biuro i miejsce pracy
- wynajem biura lub lokalu na działalność
- czynsz, media, internet, telefon służbowy
- zakup mebli biurowych i wyposażenia
- materiały biurowe i eksploatacyjne
Sprzęt i oprogramowanie
- komputer, laptop, tablet, telefon służbowy
- oprogramowanie i licencje (program księgowy, pakiet biurowy, narzędzia branżowe)
- narzędzia i maszyny potrzebne do wykonywania usług lub produkcji
Pracownicy i współpracownicy
- wynagrodzenia pracowników i składki ZUS po stronie pracodawcy
- wynagrodzenia z umów zlecenia i o dzieło
- faktury od podwykonawców i współpracowników B2B
Rozwój i marketing
- kursy, szkolenia, konferencje branżowe
- książki i materiały edukacyjne związane z działalnością
- reklama w Google, social mediach, strona internetowa
- udział w targach i wystawach branżowych
Podróże służbowe
- bilety lotnicze, kolejowe, autobusowe
- nocleg podczas podróży służbowej
- diety za podróże krajowe i zagraniczne (do określonych limitów)
Obsługa firmy
- usługi księgowe i doradztwo podatkowe
- obsługa prawna
- usługi bankowe i prowizje od transakcji
- ubezpieczenie firmy i majątku służbowego
3. Samochód w firmie — jak rozliczyć w 2026 roku?
Rozliczanie samochodu osobowego zależy od tego, czy jest używany wyłącznie służbowo czy też prywatnie.
Samochód używany również prywatnie — możesz odliczyć 75% kosztów eksploatacji (paliwo, naprawy, przeglądy, ubezpieczenie OC/AC). Nie musisz prowadzić ewidencji przebiegu.
Samochód wyłącznie firmowy — możesz odliczyć 100% kosztów, ale musisz prowadzić szczegółową ewidencję przebiegu pojazdu i zgłosić auto do urzędu skarbowego na formularzu VAT-26.
W przypadku leasingu operacyjnego raty leasingowe stanowią koszt uzyskania przychodu — przy samochodach osobowych obowiązuje limit wartości pojazdu (150 000 zł dla aut spalinowych, 225 000 zł dla elektrycznych).
4. Praca z domu a koszty — co można odliczyć?
Jeśli prowadzisz działalność w mieszkaniu lub domu, możesz wliczyć w koszty część wydatków mieszkaniowych — proporcjonalnie do powierzchni przeznaczonej na działalność.
Przykład: jeśli mieszkanie ma 60 m², a na biuro przeznaczasz jeden pokój o powierzchni 12 m² (20% całości), możesz do kosztów firmowych zaliczyć 20% czynszu, mediów i internetu.
Ważne: pomieszczenie musi być faktycznie wykorzystywane do celów firmowych, a nie jedynie formalnie wydzielone. W razie kontroli urząd może zażądać potwierdzenia faktycznego użytkowania.
5. Czego nie można wrzucić w koszty?
Ustawa o PIT (art. 23) wyraźnie wyklucza z kosztów m.in.:
- grzywny i kary pieniężne orzeczone przez sądy i organy administracji
- odsetki od zaległości podatkowych i składek ZUS
- wydatki na reprezentację — w tym alkohol na spotkaniach biznesowych
- składki na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne właściciela (rozliczane osobno)
- wydatki prywatne, nawet jeśli zostały opłacone z firmowego konta
- odpisy amortyzacyjne od samochodów osobowych powyżej wartości ustawowego limitu
6. Masz wątpliwości co do konkretnego wydatku?
W razie wątpliwości możesz złożyć wniosek o indywidualną interpretację podatkową do Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej. Interpretacja chroni Cię przed ewentualnymi konsekwencjami jeśli urząd skarbowy oceni dany wydatek inaczej niż Ty.
Możesz też skonsultować się z naszym biurem rachunkowym — doradzamy w zakresie optymalizacji kosztów podatkowych i pomagamy legalnie obniżyć podstawę opodatkowania.
Inne publikacje:
FORMY OPODATKOWANIA DZIAŁALNOŚCI GOSPODARCZEJ
CZY SAMODZIELNA KSIĘGOWOŚĆ JEST NAJTAŃSZA?
