Cyfryzacja procesów podatkowych w Polsce przyspiesza, a Krajowy System e-Faktur (KSeF) staje się kluczowym narzędziem dla przedsiębiorców. System ten ma na celu uproszczenie obiegu dokumentów, zwiększenie bezpieczeństwa transakcji oraz ograniczenie nadużyć podatkowych. Od 2026 roku większość firm w Polsce będzie zobowiązana do korzystania z KSeF.
Czego dowiesz się z artykułu:
Co to jest KSeF?
Krajowy System e-Faktur to centralna platforma udostępniana przez Ministerstwo Finansów, która umożliwia wystawianie, odbieranie i przechowywanie faktur w formacie ustrukturyzowanym XML. Faktury przesyłane do KSeF zyskują unikalny numer identyfikacyjny i mają pełną moc prawną. Dzięki temu dokumentacja staje się bardziej przejrzysta i jednolita.
Kiedy KSeF będzie obowiązkowy?
Obowiązek korzystania z KSeF został podzielony na etapy, aby przedsiębiorcy mieli czas na dostosowanie się do nowych regulacji:
- Od 1 lutego 2026 r. – obowiązek obejmie dużych podatników, którzy w 2025 r. osiągnęli sprzedaż brutto powyżej 200 mln zł.
- Od 1 kwietnia 2026 r. – do systemu będą musieli dołączyć pozostali przedsiębiorcy, w tym małe i średnie firmy oraz mikroprzedsiębiorcy.
- Do końca 2026 r. – mikroprzedsiębiorcy o niskiej miesięcznej sprzedaży (do 10 000 zł brutto) mogą korzystać z okresu przejściowego i wystawiać faktury poza KSeF.
Korzyści dla firm
Choć początkowo obowiązek korzystania z KSeF może wydawać się dodatkowym obciążeniem, system w dłuższej perspektywie przyniesie przedsiębiorcom liczne korzyści:
- przyspieszenie obiegu dokumentów i oszczędność czasu,
- redukcja kosztów związanych z drukiem i przechowywaniem faktur,
- większe bezpieczeństwo i ograniczenie ryzyka zagubienia dokumentów,
- łatwiejsza archiwizacja i dostęp do faktur w jednym systemie,
- przejrzystość i standaryzacja faktur w relacjach między kontrahentami.
Największe wyzwania przy wdrożeniu
Przedsiębiorcy muszą liczyć się z tym, że wdrożenie KSeF wymaga odpowiednich przygotowań. Najczęściej wskazywane wyzwania to:
- konieczność aktualizacji oprogramowania księgowego,
- przeszkolenie pracowników w obsłudze systemu,
- dostosowanie procedur wewnętrznych do pracy z fakturami elektronicznymi,
- zapewnienie odpowiednich mechanizmów uwierzytelniania, np. podpisu kwalifikowanego.
Jak przygotować firmę do KSeF?
Aby uniknąć problemów w momencie wejścia obowiązku, warto już teraz wdrożyć działania przygotowawcze:
- sprawdzić, czy używane oprogramowanie księgowe obsługuje integrację z KSeF,
- zapewnić aktualne podpisy kwalifikowane dla osób uprawnionych do wystawiania i odbierania faktur,
- ustalić procedury monitorowania i archiwizowania faktur elektronicznych,
- rozważyć testowe korzystanie z KSeF, aby oswoić zespół z nowym systemem.
Inne publikacje:
WYSTAWIANIE FAKTURY DO PARAGONU
