Dowodem księgowym nazywamy dokument stwierdzający zaistnienie zdarzenia gospodarczego. Istotnie należy zaznaczyć, że obowiązkiem przedsiębiorcy jest udokumentowanie każdej operacji gospodarczej, która ma miejsce w firmie.
Dowód księgowy musi zawierać szczegółowe informacje na temat zaistniałej operacji gospodarczej. Na postawie zapisów w dowodzie księgowym prowadzimy ewidencje w księgach rachunkowych.
Co powinien zawierać dowód księgowy?
Konkretne informacje zostały określone w art. 21 UoR :
– określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego;
– określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej;
– opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych;
– datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą – także datę sporządzenia dowodu;
– podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów;
– stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.