W przepisach prawa nie ma stwierdzenia “anulowanie faktury”. Jest to wyrażenie przyjęte, którym posługują się przedsiębiorcy i pracownicy. W praktyce dopuszcza się taką możliwość, gdy spełnione zostaną poniższe warunki:
- nie doszło do faktycznej sprzedaży towarów lub wykonania usług oraz
- faktura nie została wprowadzona do obrotu prawnego.
Anulować fakturę można, gdy np. została wystawiona na podstawie złożonego zamówienia, ale nie zdążyła zostać wysłana do klienta, gdyż ten wcześniej zrezygnował z zakupu. Kolejnym przykładem jest sytuacja, gdy sprzedawca wysyła do klienta towar za pobraniem, ale ten nie odbiera przesyłki, więc towar i faktura wraca do sprzedawcy.
Dla porządku w dokumentach, oba egzemplarze anulowanej faktury należy przekreślić oraz nanieść na nie adnotację “anulowano”. Można również na odwrocie opisać, z czego wynikała konieczność anulowana.