Zarówno otwieranie, jak i zamykanie ksiąg rachunkowych jest jednym z elementów prowadzenia prawidłowej rachunkowości w przedsiębiorstwie. Mówiąc w skrócie – otwarcie ksiąg rachunkowych jest rozpoczęciem nowego okresu sprawozdawczego.
Obowiązek otwarcia ksiąg rachunkowych powstaje w momencie:
– rozpoczęcia działalności (początek ma miejsce w dniu zaistnienia pierwszego zdarzenia wywołującego skutki majątkowe lub finansowe),
– początku następnego roku obrotowego,
– dokonania zmiany formy prawnej,
– dokonania wpisu do rejestru połączenia jednostek lub ich podziału,
– rozpoczęcia likwidacji lub wszczęcia postępowania upadłościowego.
Najczęściej jednak obowiązek zamknięcia i otwarcia ksiąg rachunkowych powstaje w związku z kończącym się rokiem obrotowym. W przypadku spółek zobowiązanych do stosowania ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych momentem tym może być koniec dowolnego miesiąca. Istnieje jednak jedna zasada, a mianowicie musi to być 12 kolejnych miesięcy kalendarzowych.
Podstawą do otwarcia ksiąg rachunkowych jest zatwierdzone wcześniej sprawozdanie finansowe sporządzone za poprzedni rok obrotowy. Wprowadzaną wartością początkową są salda kont z końca okresu poprzedniego. Obowiązkowo bilans sporządzony w momencie otwarcia ksiąg powinien zawsze być taki sam jak bilans zamknięcia.
Na czym polega otwarcie ksiąg rachunkowych?
Otóż zadanie to możemy podzielić na dwa przypadki, a mianowicie:
– w przypadku jednostek, które nie stosują się do Ustawy o rachunkowości polega ma wprowadzeniu stanów początkowych ustalonych na zasadzie inwentaryzacji,
– w przypadku nowych jednostek polega na zajściu zdarzenia, które wywoła skutki o charakterze majątkowym i finansowym.