W celu ujęcia przychodów w podatkowej księdze przychodów i rozchodów należy posiadać odpowiednie dokumenty, które potwierdzają zaistnienie operacji gospodarczej. Do dokumentów tych zalicza się:
– faktury,
– paragony fiskalne (raporty fiskalne),
– wyciąg bankowy,
– dowód wewnętrzny,
– nota księgowa.
Podczas ewidencji operacji gospodarczych, potwierdzających przychody należy rozróżnić czy przedsiębiorca jest czynnym podatnikiem VAT, czy nie. Jeżeli jest czynnym podatnikiem VAT ujmuje operacje gospodarcze w wartości netto, natomiast z podatku VAT rozlicza się z Urzędem Skarbowym. Jeżeli przedsiębiorca nie rozlicza się z podatku VAT, ewidencjonuje wartość przychodów brutto.
Należy także pamiętać, że otrzymując przychody z zagranicy lub krajów Unii trzeba przeliczyć wartość przychodu na złote, gdyż ewidencji w KPiR dokonuje się w polskiej walucie. Podczas przeliczania różnic kursowych należy znać aktualny kurs waluty z dnia poprzedzającego transakcję. Różnicę jaka powstanie między udokumentowanym przychodem, a faktyczną zapłatą wynikającą z kursów walut obcych należy również zaksięgować w księdze, jako przychód lub koszt.