Przedsiębiorcy podczas trwania działalności sporządzają wiele różnorodnych dokumentów księgowych i finansowych. Zapis deklaracji i formularzy stanowi niezbędną podstawę dla udokumentowania przeprowadzanych transakcji sprzedaży towaru lub uzyskania zapłaty.
Faktura pro forma to pismo, które wysyła się jako element oferty, informujący o tym jak wyglądać będzie rzeczywista faktura oraz z czego się będzie składać. Wysyłać ją można jako formę wezwania do zapłaty czy zapowiedź wystawienia faktury właściwej w niedalekiej przyszłości. Pro forma nie generuje obowiązku podatkowego i nie może zostać zaksięgowana w ewidencji.
Wygląd tego dokumentu przypomina klasyczną formę faktury VAT. W jej skład wchodzi tytuł, numer i data, przedmiot transakcji, cena jednostkowa, wartość netto, wysokość podatku VAT oraz wartość brutto. Jako, że nie jest to dokument księgowy, oznacza to, że nie funkcjonuje w rzeczywistości polskiej księgowości, dlatego nie ma jednoznacznych wskazań co do tego, kiedy może być wystawiana. Brak jest również zawartych informacji dotyczących terminu jej przesłania do kontrahenta.