Dział kadr i płac występuje w przedsiębiorstwach, które zatrudniają pracowników. Zajmuje się on ich ewidencją oraz rozliczaniem. Ważne zadanie, jakim się zajmuje to prowadzenie teczek akt osobowych. Składają one się z trzech części:
→ część A – zawiera dokumenty dotyczące ubiegania się o stanowisko pracy m.in. takie dokumenty jak CV, list motywacyjny, kwestionariusz osobowy, świadectwa z poprzednich miejsc pracy,
→ część B – tutaj należy umieścić dokumenty związane z nawiązaniem stosunku pracy czyli przede wszystkim umowę o pracę, zaświadczenie o ukończeniu szkolenia BHP, zaświadczenie o przeprowadzonych badaniach wstępnych, umowa o zakazie konkurencji,
→ część C – znajdują się w niej dokumenty, które wiążą się z rozwiązaniem stosunku pracy, np. wypowiedzenie umowy, kopia wydanego pracownikowi świadectwa pracy, umowa o zakazie konkurencji po rozwiązaniu stosunku pracy.
Do działu kadr i płac należą jeszcze inne zadania, takie jak:
- Sporządzanie:
→ list płac pracowników oraz rachunków do umów.
→ zaświadczeń o wynagrodzeniu oraz zatrudnieniu dla pracowników.
→ zgłoszeń do ubezpieczenia społecznego oraz zdrowotnego,
→ odpowiednich deklaracji (PIT-11, PIT-8B).
→ sprawozdań dla GUS.
- Rozliczanie:
→ z tytułu miesięcznych składek ZUS,
→ z tytułu zaliczek na podatek dochodowy.