Przeprowadzanie inwentaryzacji jest obowiązkiem przedsiębiorców, który musi być spełniony przynajmniej raz w roku, pod koniec roku obrotowego. Polega ona na ustaleniu zgodności stanu księgowego ze stanem faktycznym, o czym można było się dowiedzieć w poprzednich wpisach.
Inwentaryzacja może być bardzo różna i dopasowana do aktualnych potrzeb jednostki. Wyróżnia się więc, ze względu na zakres: inwentaryzację pełną (obejmuje wszystkie składniki majątku) i inwentaryzację częściową (wybrane elementy majątku). Inwentaryzacja może się również odbywać cyklicznie lub w razie potrzeby (doraźnie).
Inwentaryzacja może być przeprowadzona ręcznie lub za pomocą narzędzi informatycznych, wspomagających przez sprzęt elektroniczny. Identyfikacja poszczególnych elementów majątku metodą automatyczną wykorzystuje znakowanie i odczyt za pomocą kodów kreskowych oraz znaczników RFID. Dane zidentyfikowane przez czytniki i kolektory przetwarzane są przez oprogramowanie współpracujące z bazami danych.
Do rodzajów inwentaryzacji można zaliczyć:
– SPIS Z NATURY – który obejmuje ewidencję środków trwałych, zapasów, środków pieniężnych w kasie, papierów wartościowych.
– UZGODNIENIE SALD Z KONTRAHENTAMI – obejmuje ustalanie stanu środków pieniężnych na rachunkach bankowych oraz stanu pożyczek, kredytów, należności i zobowiązań.
– WERYFIKACJA STANU EWIDENCJONOWANEGO – dotyczy ustalania stanu tych składników aktywów i pasywów, których stanu nie można ustalić przy zastosowaniu poprzednio wymienionych metod.