Kontrola dokumentów

Strona główna / Księgowość / Kontrola dokumentów

Polega na sprawdzaniu dowodów pod względem merytorycznym, formalnym oraz rachunkowym. Po takim sprawdzeniu otrzymują one miano dokumentów księgowych i można je ująć w księgach rachunkowych. Informacje o zasadach przeprowadzania kontroli oraz osób za nie odpowiedzialnych, należy zamieścić w instrukcji obiegu oraz kontroli dokumentów.

Kontrola dokumentów pod względem merytorycznym, formalnym i rachunkowym jest częścią kontroli wewnętrznej, której dokonuje się na bieżąco, a która ma na celu natychmiastową eliminację wszelkich nieprawidłowości oraz błędów. Ostateczne zatwierdzenie wykonania operacji finansowych i gospodarczych, które są wskazane na tych dokumentach, następuje natomiast po ich zatwierdzeniu do realizacji.

W sytuacji, kiedy dokument zewnętrzny ma wady formalne (przykładowo błędy w nazwie dostawcy, nieodpowiedni NIP), należy wystawić notę korygującą. Stwierdzenie w dokumencie wady formalnej jest równoznaczne z koniecznością podjęcia czynności wyjaśniających.

Do funkcji kontroli merytorycznej należy pilnowanie, aby opis zdarzenia gospodarczego na dowodach księgowych był wyczerpujący. W przypadku, kiedy charakter zdarzenia nie wynika z treści dowodu, konieczne jest, aby dołączyć jego opis do dokumentu bądź zamieścić go na odwrocie. Co, jeśli w trakcie tej kontroli stwierdzi się nieprawidłowości? Osoba kontrolująca powinna wtedy szczegółowo je opisać. Trzeba pamiętać również o dacie oraz podpisie. Nieprawidłowości merytoryczne stwierdzone w dokumentach zewnętrznych korygować można jedynie osobnym dowodem. Jeżeli pojawią się błędy np. w wartości faktury, wtedy trzeba zwrócić się do dostawcy o wystawienie faktury korygującej.

Kontrola rachunkowa polega na sprawdzeniu, czy w dowodzie nie ma błędów rachunkowych, a także czy zawiera każdy wymagany element pozwalający uznać go za dokument księgowy. Do zadań osoby kontrolującej w tej kwestii należy:
→ przygotowanie odpowiednio wystawionego i sprawdzonego pod względem merytorycznym dokumentu księgowego do akceptacji,
→ zadbanie, by dowód księgowy, przed jego akceptacją, miał prawidłową dekretację,
→ zadbanie, by dowód księgowy przed jego ujęciem w księgach rachunkowych, zatwierdzony został do zaksięgowania przez osoby upoważnione.

Kontrolujący potwierdza fakt sprawdzenia dokumentu własnoręcznym podpisem wraz z datą w miejscu do tego wyznaczonym.
Dokument, który przeszedł kontrolę i został uznany za właściwie wystawiony, należy przekazać do zatwierdzenia, dekretacji i zaksięgowania.

%d bloggers like this: